Wzór umowy na sprzątanie biura i elementy, które musi zawierać
Wzór umowy na sprzątanie biura to nie gotowy formularz do wydruku, tylko lista postanowień, które warto uzgodnić, zanim ekipa pierwszy raz wejdzie do biura. Dobra umowa opisuje zakres, standard, odpowiedzialność i sposób rozstania się stron. Załącznikiem jest zakres prac z kalkulatora, dzięki któremu obie strony czytają ten sam dokument. Poniżej przechodzimy przez wszystkie punkty po kolei. Opis ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.
Zakres i harmonogram prac
Umowa powinna wskazywać adres, powierzchnię i układ pomieszczeń oraz częstotliwość wizyt. Zapisz godziny sprzątania i liczbę osób na wizytę, bo od nich zależy koszt, zwłaszcza gdy sprzątanie odbywa się w trakcie pracy biura. Zakres dzielisz na prace codzienne, tygodniowe, miesięczne i kwartalne, a prace okresowe, takie jak mycie okien czy pranie wykładzin, opisujesz osobno z terminem i ceną. Taki podział zapewnia kalkulator, z którego wynika także harmonogram tygodniowy.
Załącznik zakresu prac z kalkulatora
Wynik wyceny zawiera zakres prac i harmonogram w formie, którą dołączasz do umowy jako załącznik nr 1. Obie strony widzą, co dokładnie jest zamawiane, więc spory o to, czy parapety i kuchnia były w cenie, zdarzają się rzadziej. Załącznik pobierasz po wycenie i wysyłasz razem z zapytaniem do firm, a oferty wracają do Ciebie na tej samej podstawie.
Wynagrodzenie i faktury
Określ, czy wynagrodzenie jest ryczałtem miesięcznym, czy zależy od liczby wizyt. Wpisz kwotę netto, stawkę VAT, termin płatności i zasady waloryzacji. Wyjaśnij, co wchodzi w cenę: środki czystości, sprzęt, worki i materiały higieniczne. Orientacyjne widełki do porównania znajdziesz na stronie sprzątanie biur cennik.
Standard jakości i SLA
SLA w sprzątaniu to konkretne zobowiązania, a nie ogólnik. Zapisz czas reakcji na zgłoszenie braków, na przykład w tym samym dniu roboczym, termin poprawy bez dodatkowej opłaty oraz sposób zgłaszania uwag. Ustal, kto kontroluje jakość i jak często, oraz czy odbiór prac potwierdza się na liście kontrolnej. Dla dużych powierzchni opisaliśmy to szerzej na stronie sprzątanie biurowców.
Klucze, karty dostępu i bezpieczeństwo
Wykonawca często ma dostęp do biura po godzinach. W umowie wpisz listę osób uprawnionych do wejścia, zasady wydawania i zwrotu kluczy lub kart oraz procedurę na wypadek ich zgubienia. Ustal, kto ponosi koszt wymiany zamków i czy firma ma ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej obejmujące szkody w mieniu klienta. Zapisz też zasady zamykania biura i uruchamiania alarmu.
RODO i poufność
Sprzątający mogą mieć kontakt z dokumentami, ekranami i pomieszczeniami z danymi osobowymi. Umowa powinna zawierać zobowiązanie do zachowania poufności, zakaz fotografowania i przeglądania dokumentów oraz obowiązek przeszkolenia pracowników. Jeśli firma przetwarza dane w Twoim imieniu, potrzebna może być umowa powierzenia przetwarzania danych. Zapytaj o to wykonawcę przed podpisaniem.
Kary umowne i odpowiedzialność
Kary umowne motywują do utrzymania standardu, ale powinny być proporcjonalne. Określ, za co naliczane są kary, na przykład za niewykonanie wizyty albo powtarzające się braki w zakresie, i do jakiej kwoty. Rozdziel odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez pracowników wykonawcy od zdarzeń, które nie zależą od firmy. Wpisz sposób zgłaszania szkód i termin, w którym wykonawca ma odpowiedzieć.
Czas trwania i wypowiedzenie
Umowa na czas określony daje stabilną cenę, a na czas nieokreślony większą elastyczność. W obu przypadkach wpisz okres wypowiedzenia, najczęściej miesiąc, oraz przypadki, w których można rozwiązać umowę bez okresu wypowiedzenia, na przykład po powtarzających się rażących uchybieniach. Ustal, co dzieje się z kluczami i materiałami po zakończeniu współpracy.
Jak przygotować umowę krok po kroku
- Policz koszt i pobierz zakres prac na stronie sprzątanie biur cena za m2.
- Wyślij zapytanie do najwyżej czterech firm i porównaj oferty, jak opisano w sekcji jak to działa.
- Wybierz wykonawcę i uzgodnij punkty z tej strony.
- Dołącz zakres prac jako załącznik i podpisz umowę.
Firmy sprzątające mogą przygotować własny wzór i dołączyć do niego zakres z oferty PDF, którą daje plan opisany w cenniku.
Pytania o umowę na sprzątanie
Nie. To lista postanowień do uzgodnienia. Ostateczną treść umowy ustalają strony, w razie potrzeby z pomocą prawnika.
Nie musi, ale to najprostszy sposób, żeby uniknąć sporów o to, co jest w cenie.
Najczęściej miesiąc. Warto wpisać go wprost i uzgodnić wyjątki.