Sprzątanie po godzinach pracy
Najpopularniejszy model to sprzątanie, gdy pracownicy już wyszli. Zaletą jest pełen dostęp do powierzchni: biurka są puste, ciągi komunikacyjne wolne, a podłogi można myć bez ryzyka poślizgnięć. Sprzątający nie przeszkadza ludziom, a ludzie nie przeszkadzają jemu, co skraca czas wizyty i poprawia efekt.
Wada to organizacja. Ktoś musi udostępnić klucze lub karty dostępu, a biuro musi mieć zasady dotyczące alarmu i monitoringu. Osoby sprzątające pracują w pustym budynku, więc ważne jest ustalenie, kto jest do dyspozycji w razie awarii oraz jak wygląda procedura wejścia i wyjścia.
W praktyce sprzątanie po godzinach pracy to najczęściej przedział od 17:00 do 21:00 lub wczesny ranek przed 7:00. Dla wielu firm jest to cena bazowa, od której liczy się wycenę bez dopłat.
Sprzątanie w trakcie dnia pracy
W tym modelu osoba sprzątająca pojawia się w godzinach, gdy biuro działa. Najlepiej sprawdza się w biurach, w których kluczowe są sanitariaty, aneks i recepcja, czyli miejsca używane przez cały dzień. Częste, krótkie wizyty utrzymują stały standard, a pracownicy mają poczucie, że o czystość dba się na bieżąco.
Zaletą jest też brak potrzeby wydawania kluczy poza godzinami pracy i prostsza obsługa dostępu. Wady to ograniczona możliwość mycia podłóg w ruchliwych strefach, hałas odkurzaczy podczas rozmów i konieczność uzgodnienia, które pomieszczenia są sprzątane o jakiej porze.
Sprzątanie w trakcie pracy zwykle wymaga większej dyskrecji i elastyczności wykonawcy. Dlatego w kalkulatorze wyceny sprzątania biur przyjmujemy dopłatę w wysokości 10 procent do kosztu miesięcznego, która odzwierciedla wolniejsze tempo pracy i konieczność dostosowania się do obecności ludzi.
Ile kosztuje różnica
Różnicę łatwo policzyć. Weźmy biuro 300 m2 w układzie mieszanym, z dwoma sanitariatami i aneksem, sprzątane trzy razy w tygodniu w Warszawie. Według założeń kalkulatora to około 28 roboczogodzin miesięcznie, czyli orientacyjnie od 1 548 do 1 970 zł netto przy sprzątaniu po godzinach.
| Wariant | Koszt miesięczny netto | Różnica |
|---|---|---|
| Po godzinach pracy | 1 548 do 1 970 zł | punkt odniesienia |
| W trakcie pracy, dopłata 10 procent | 1 703 do 2 167 zł | około 155 do 197 zł więcej |
Do wartości netto dolicza się 23 procent VAT. To widełki do porównania ofert, a nie oferta wykonawcy. Realna dopłata zależy od firmy, bo część wykonawców nie różnicuje cen według pory, a inni doliczają więcej za pracę wieczorem lub w weekend. Dlatego pytaj o porę już w zapytaniu. Pełny sposób liczenia opisaliśmy w poradniku o kosztach sprzątania biura.
Bezpieczeństwo, poufność i dostęp
Przy sprzątaniu po godzinach najważniejsze są klucze, alarm i poufność. Ustal, kto wydaje i odbiera klucze, jak zapisywane są wejścia, czy osoby sprzątające mogą wchodzić do pomieszczeń z dokumentami i serwerami oraz jak zabezpieczone są biurka z dokumentami. Zapisz zasady poufności w umowie, wraz z konsekwencjami ich naruszenia. Wzór takich zapisów znajdziesz na stronie o umowie na sprzątanie biura.
Przy sprzątaniu w trakcie dnia ważniejsze jest bezpieczeństwo ludzi. Mokra podłoga w korytarzu musi być oznaczona, kable nie mogą leżeć na przejściach, a środki chemiczne nie mogą zostawać bez nadzoru. Wykonawca powinien mieć procedury pracy w obecności pracowników i odpowiednio przeszkolony personel.
W obu wariantach upewnij się, że wykonawca ma ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej i że pracownicy są zatrudnieni zgodnie z przepisami.
Jak wybrać porę dla swojego biura
Pomocne są cztery pytania. Czy biuro ma wrażliwe dane lub dokumenty, które nie mogą być dostępne po godzinach. Czy sanitariaty i aneks wymagają częstych wizyt w ciągu dnia. Czy przepisy lub umowa najmu ograniczają godziny wstępu do budynku. Czy biuro ma kogoś, kto może nadzorować wejście osoby sprzątającej wieczorem.
Dla małych biur do 150 m2 z kilkoma osobami wygodne jest sprzątanie po godzinach lub wczesnym rankiem, raz lub dwa razy w tygodniu. Dla większych biur z recepcją i gośćmi sprawdza się model mieszany, w którym główne sprzątanie odbywa się po godzinach, a krótka wizyta w ciągu dnia dba o sanitariaty i aneks. O doborze częstotliwości piszemy na stronie o sprzątaniu biura 2 razy w tygodniu.
Model mieszany jest droższy niż pojedyncza wizyta, ale pozwala utrzymać wysoki standard przy dużej liczbie użytkowników. W takim przypadku wycena powinna uwzględniać dwa osobne zakresy z różną porą pracy.
Jak wpisać porę do zapytania ofertowego
Pora pracy to jedno z pól specyfikacji, które zmienia cenę, więc musi znaleźć się w zapytaniu. Wpisz konkretne godziny, na przykład od 18:00 do 21:00, albo napisz, że sprzątanie ma odbywać się w trakcie pracy, z uwzględnieniem obecności pracowników. Dodaj informację o dostępie: kto otwiera, jak działa alarm i czy potrzebny jest identyfikator.
Wszystkie firmy powinny dostać tę samą informację, wtedy oferty będą porównywalne. Jak napisać całe zapytanie, wyjaśniamy w poradniku o zapytaniu ofertowym na sprzątanie biura. Pora jest też jednym z pól w kalkulatorze, pod opcją "Więcej opcji". Wynik pokazuje koszt dla wybranego wariantu, więc łatwo sprawdzisz, o ile zmieni się kwota.