Dlaczego oferty z krótkich zapytań nie da się porównać
Krótkie zapytanie zmusza wykonawcę do zgadywania. Firma, która chce wygrać kontrakt, przyjmuje najkorzystniejsze dla siebie założenia i podaje niską cenę. Firma, która chce uniknąć strat, zakłada wariant najbardziej pracochłonny i podaje cenę wyższą. Obie oferty mogą być uczciwe, a mimo to nie da się ich zestawić.
Dochodzą różnice w rozumieniu zakresu. Jedna firma wlicza do ceny środki czystości, druga je dolicza. Jedna sprząta sanitariaty przy każdej wizycie, druga raz w tygodniu. Jedna podaje kwotę netto, druga brutto. Po kilku takich różnicach zostaje wrażenie, że oferty są losowe.
Rozwiązanie jest proste. Zapytanie ma zawierać wszystkie dane, od których zależy czas pracy, oraz jasno określony zakres. Wtedy różnice w cenach odzwierciedlają różnice w stawkach i jakości, a nie w założeniach.
Co powinno znaleźć się w zapytaniu
Poniższa lista obejmuje dane, które wpływają na wycenę w sposób mierzalny.
| Element | Dlaczego jest ważny |
|---|---|
| Metraż powierzchni sprzątanej | podstawa obliczenia czasu pracy |
| Układ pomieszczeń | open space, gabinety lub mieszany układ zmieniają wydajność |
| Liczba sanitariatów | każdy to około 15 minut na wizytę |
| Aneks kuchenny | dodatkowe około 10 minut na wizytę |
| Częstotliwość | liczba wizyt w miesiącu wynika z częstotliwości tygodniowej |
| Pora sprzątania | po godzinach pracy lub w trakcie, co wpływa na cenę |
| Prace okresowe | okna, wykładziny i podłogi wyceniane osobno |
| Miasto i dojazd | wpływa na stawkę roboczogodziny |
Dodatkowo napisz, kto ma klucze lub karty dostępu, czy budynek ma ochronę, czy sprzątanie wymaga dostępu do serwerowni lub pomieszczeń z dokumentami oraz czy potrzebny jest zespół ze stałą obsadą. Te informacje pozwolą firmie ocenić ryzyko i uniknąć dopłat po podpisaniu umowy.
Zakres prac i oczekiwany standard
Wskaż, które czynności mają być wykonywane codziennie, które raz w tygodniu, a które okresowo. Gotową listę znajdziesz w poradniku o zakresie prac sprzątania biura. Dobrze jest dodać opis standardu: co oznacza "czysto" w sanitariatach, jak często mają być uzupełniane artykuły higieniczne, jak zgłaszać uwagi i w jakim czasie wykonawca ma usunąć niedociągnięcia.
Zapytaj również o sprawy organizacyjne: kto będzie sprzątał i czy będzie to stała osoba, jak wygląda zastępstwo w razie choroby, jakie ubezpieczenie ma firma, czy pracownicy są zgłoszeni do ubezpieczeń, jak rozliczane są reklamacje. Ceny bez tych odpowiedzi są tylko połową informacji.
Jeżeli biuro przetwarza dane osobowe, w zapytaniu wspomnij o zasadach poufności, bo osoby sprzątające mają fizyczny dostęp do pomieszczeń. Szczegóły zapisów w umowie opisujemy na stronie o umowie na sprzątanie biura.
Jak oceniać otrzymane oferty
Gdy odpowiedzi wrócą, zestaw je w jednej tabeli. Porównaj cenę miesięczną netto, zakres, liczbę godzin przewidzianych na wizytę, wliczone materiały, ceny prac okresowych, warunki wypowiedzenia i okres obowiązywania stawki.
Szczególną uwagę zwróć na liczbę godzin. Jeśli jedna firma przewiduje 40 godzin miesięcznie, a druga 25 godzin przy tym samym zakresie, jedna z nich się myli albo zakłada niższy standard. Wystarczy podzielić cenę przez liczbę godzin, żeby zobaczyć faktyczną stawkę. Orientacyjne stawki dla największych miast znajdziesz w cenniku sprzątania biur. W Warszawie stawka netto za roboczogodzinę mieści się orientacyjnie w przedziale od 55 do 70 zł.
Nie wybieraj automatycznie najtańszej oferty. Oferta znacząco niższa od pozostałych zwykle oznacza krótszy czas na wizytę, mniejszy zakres albo niższy standard pracy. Zapytaj, z czego wynika różnica, i poproś o rozpisanie godzin.
Ile firm zapytać
Zbyt mała liczba ofert nie pozwala ocenić rynku, a zbyt duża męczy i zniechęca wykonawców, którzy widzą, że zapytanie trafiło do dwudziestu firm. Rozsądna liczba to trzy albo cztery oferty. Tyle wystarczy, by zobaczyć rozrzut cen i wyłonić wykonawcę, z którym warto się spotkać.
W serwisie SprzatanieBiur zapytanie ze specyfikacją trafia do najwyżej czterech firm z Twojego miasta, które wybierzesz. Wszystkie dostają ten sam zakres, więc oferty da się porównać. Zanim jednak wyślesz zapytanie, policz własny punkt odniesienia w kalkulatorze wyceny. Dzięki temu będziesz wiedzieć, czy otrzymane oferty mieszczą się w realnych widełkach.
Wzór krótkiego zapytania
Poniższy szkic możesz skopiować i uzupełnić swoimi danymi.
Dzień dobry, szukamy wykonawcy usługi sprzątania biura w [miasto]. Powierzchnia sprzątana to [metraż] m2, układ [open space, gabinety lub mieszany], liczba sanitariatów [liczba], aneks kuchenny [tak lub nie]. Sprzątanie ma odbywać się [liczba] razy w tygodniu, [po godzinach pracy lub w trakcie pracy]. W załączniku przesyłamy zakres prac codziennych, tygodniowych, miesięcznych i kwartalnych. Prosimy o cenę miesięczną netto, liczbę godzin przewidzianych na wizytę, informację, czy w cenie są materiały, oraz ceny prac okresowych wycenionych osobno. Prosimy też o warunki wypowiedzenia i dane o ubezpieczeniu. Odpowiedzi czekamy do [data].
Taki mail zajmuje kilka minut, a oszczędza dni korespondencji. Gotową specyfikację z zakresem możesz też pobrać z kalkulatora po zapisie adresu e-mail. Więcej o tym, jak działa cały proces, znajdziesz na stronie jak to działa.