Sprzątanie powierzchni biurowych, zakres prac krok po kroku

Dlaczego zakres prac decyduje o cenie i jakości

Cena sprzątania jest pochodną czasu pracy, a czas pracy wynika wprost z tego, co jest w zakresie. Każda dodatkowa czynność, na przykład codzienne wycieranie parapetów albo mycie lodówki w aneksie, to minuty pomnożone przez liczbę wizyt w miesiącu. Dlatego warto świadomie decydować, co ma być robione codziennie, a co rzadziej.

Spisany zakres jest też podstawą odbioru. Jeśli w umowie stoi, że blaty w aneksie są dezynfekowane przy każdej wizycie, kontrola jest prosta. Jeśli zapis brzmi "utrzymanie czystości", każda strona rozumie go inaczej. Więcej o zapisach, które chronią obie strony, znajdziesz na stronie o umowie na sprzątanie biura.

Z drugiej strony zakres nie powinien być zbyt rozbudowany. Biuro, w którym pracuje dziesięć osób, nie potrzebuje codziennego mycia okien ani codziennego czyszczenia wszystkich krzeseł. Uczciwa wycena zaczyna się od zakresu dopasowanego do rzeczywistego użytkowania.

Prace codzienne

To czynności wykonywane przy każdej wizycie, niezależnie od tego, czy biuro jest sprzątane pięć, trzy czy dwa razy w tygodniu.

• opróżnianie koszy na śmieci i wymiana worków w pomieszczeniach biurowych, sanitariatach i aneksie,
• odkurzanie lub zamiatanie podłóg w ciągach komunikacyjnych i pomieszczeniach,
• mycie podłóg twardych w strefach największego ruchu, w tym przy wejściu,
• mycie i dezynfekcja sanitariatów: toalet, umywalek, luster, baterii i podłóg,
• uzupełnianie mydła, papieru toaletowego i ręczników papierowych,
• mycie blatów, stołów i powierzchni wspólnych w aneksie kuchennym oraz zlewu,
• wycieranie z kurzu powierzchni swobodnie dostępnych, bez przestawiania rzeczy osobistych,
• dezynfekcja klamek, włączników, poręczy i przycisków w windzie.

W kalkulatorze wyceny sprzątania biura czas tych czynności wynika z wydajności na metr kwadratowy oraz z doliczeń za sanitariaty i aneks, dlatego lista codzienna powinna odpowiadać temu, co faktycznie ma być zrobione.

Prace tygodniowe

Te czynności nie muszą być wykonywane codziennie, ale ich zaniedbanie szybko widać.

• dokładne odkurzanie wykładzin, w tym pod biurkami i przy ścianach,
• mycie drzwi, framug i szklanych przegród na wysokości do dwóch metrów,
• czyszczenie lustra i zlewu w aneksie kuchennym wraz z zewnętrzną stroną szafek,
• mycie koszy i pojemników na odpady segregowane,
• wycieranie parapetów, listew i cokołów,
• odkurzanie foteli i krzeseł tapicerowanych,
• uporządkowanie strefy recepcji, poczekalni i sali spotkań.

Jeśli biuro jest sprzątane tylko raz lub dwa razy w tygodniu, część tej listy staje się po prostu częścią wizyty. Przy takim harmonogramie opłaca się dodać do zakresu mycie lodówki i mikrofalówki, bo bez tego użytkownicy szybko zaczynają narzekać. Ile kosztuje taki rytm, opisujemy w poradniku o kosztach sprzątania biura.

Prace miesięczne

Czynności miesięczne pogłębiają codzienny standard. Wykonuje się je zwykle przy jednej wybranej wizycie w miesiącu.

• mycie wnętrza szafek w aneksie kuchennym i wnętrza lodówki,
• czyszczenie kratek wentylacyjnych i nawiewników dostępnych bez drabiny,
• odkurzanie lamp, listew oświetleniowych i górnych krawędzi mebli,
• mycie drzwi szafek, regałów i szuflad od zewnątrz,
• czyszczenie ekranów, klawiatur i telefonów, o ile zleceniodawca wyrazi na to zgodę,
• mycie grzejników i osłon,
• odświeżenie podłóg środkiem pielęgnującym.

Dobrą praktyką jest ustalenie dnia miesiąca, w którym wykonywane są prace pogłębione, i zapisanie go w harmonogramie. Dzięki temu nikt nie musi o nie prosić osobno, a wykonawca wie, ile czasu zarezerwować.

Prace kwartalne i okresowe

Do prac okresowych należą czynności wymagające specjalistycznego sprzętu, więcej czasu albo przerwy w użytkowaniu pomieszczeń. Liczy się je zwykle osobno, najczęściej za metr kwadratowy.

• mycie okien i ram z obu stron, razem z parapetami zewnętrznymi tam, gdzie dostęp jest bezpieczny,
• pranie ekstrakcyjne wykładzin dywanowych,
• doczyszczanie, polerowanie lub krystalizacja podłóg twardych,
• pranie tapicerowanych krzeseł i kanap,
• mycie żaluzji, rolet i zasłon,
• czyszczenie lamp i wysokich powierzchni z użyciem podestów,
• generalne mycie sanitariatów z usunięciem kamienia i osadów.

Częstotliwość mycia okien zależy od lokalizacji i ekspozycji. Szczegóły, jak ustalić rytm i jak wycenić tę pracę, opisujemy w poradniku o myciu okien w biurach.

Jak wpisać zakres do zapytania ofertowego

Lista prac jest użyteczna, gdy trafia do wszystkich wykonawców w tej samej formie. W zapytaniu podaj metraż, układ pomieszczeń, liczbę sanitariatów, informację o aneksie, porę pracy i częstotliwość, a następnie wklej listę prac codziennych, tygodniowych, miesięcznych i kwartalnych. Prace okresowe wyceniaj oddzielnie, żeby ich koszt nie zniekształcał porównania stawki miesięcznej.

Wzór dobrego zapytania opisaliśmy w poradniku o zapytaniu ofertowym na sprzątanie biura. Kalkulator podaje zakres prac na podstawie wpisanych danych, więc gotową specyfikację możesz pobrać po zapisie adresu e-mail.